Persondatapolitik

Erhvervsakademi Aarhus passer på dine personoplysninger

På Erhvervsakademi Aarhus ønsker vi at behandle alle samarbejdspartnere (studerende, interessenter og partnere) ordentligt og med gennemsigtighed, og derfor vil vi passe grundigt på de personoplysninger, der kommer til os – og behandle dem efter den gældende lovgivning.

Der er personoplysninger, vi er nødt til at have, hvis du fx er studerende på akademiet. Ellers kan vi ikke administrere dit studieforløb. Det kan fx være dit navn, adresse, kontaktinfo, CPR-nr., din adgangsgivende eksamen, dine karakterer undervejs, dine eventuelle sygemeldinger og så videre. Personoplysninger af denne art har vi hjemmel til at indsamle og behandle.

Der er også personoplysninger, som ligger ud over de ovennævnte, men som er vigtige for os at indsamle og behandle, fx for at sikre en god kvalitet i undervisningen og via markedsføring opretholde et godt eksistensgrundlag for akademiet. I disse tilfælde må vi kun behandle personoplysninger, hvis du udtrykkeligt giver os et samtykke.

Helt grundlæggende gælder det, at vi kun må indsamle og behandle de personoplysninger, vi har brug for. Vi må kun bruge dem til præcis dét formål – og vi må kun gemme dem, så længe der er brug for det. Enhver behandling af personoplysninger bør være lovlig og rimelig.

Vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt. Vi beskytter dem mod, at de utilsigtet bliver tilintetgjort, går tabt eller forringes og mod, at de kommer til uvedkommendes kundskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Herunder kan du læse mere om, hvordan vi generelt behandler personoplysninger, hvilke rettigheder du har til fx indsigt, indsigelse, berigtigelse og sletning – og hvordan du giver samtykke og evt. trækker det tilbage igen. Du kan altid kontakte Erhvervsakademi Aarhus om dette.

Kontakt

For henvendelser om persondata kan du kontakte os på persondata@eaaa.dk

Information om databehandling, der sikrer gennemsigtighed

Erhvervsakademi Aarhus arbejder for, at du som registreret hos os er sikret den gennemsigtighed, som EU’s databeskyttelsesforordning giver dig ret til.

Vi har i vores overordnede politik for behandling af persondata gjort det klart, at vi kun indsamler og behandler data, der er nødvendige for, at vi kan administrere dit studieforløb (og lignende) – og for at vi kan drive Erhvervsakademi Aarhus som en god forretning.

Vi behandler kun personoplysningerne til formålet, og hvis vi får brug for dem til et andet formål, informerer vi dig først.

Som nævnt ovenfor har Erhvervsakademi Aarhus som mål primært at behandle data, vi har lovhjemmel til at behandle, men hvor vi kun må gøre det efter at have fået samtykke fra dig, behandler vi kun disse data, når vi har fået samtykket, og vi stopper i det øjeblik, du eventuelt trækker det tilbage.

Gennemsigtigheden er også sikret ved, at du er velkommen til at bede om at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig, og hvordan vi anvender dem.
Vi vil dog godt opfordre til, at du bruger denne mulighed varsomt og ikke for hyppigt – med ”rimelige mellemrum”, som det hedder i databeskyttelsesforordningen.

Hvor kommer reglerne fra?

Databeskyttelsesforordningens artikel 5 beskriver de principper for behandling af personoplysninger, som alle, herunder også Erhvervsakademi Aarhus, skal efterleve. I forordningens artikel 12 beskrives en dataansvarligs ansvar for at sikre gennemsigtighed i databehandlingen.

Information om hjemmel og samtykke

Behandling af personoplysninger, der følger af hjemmel

Som studerende på Erhvervsakademi Aarhus og som samarbejdspartner skal du være klar over, at vi behandler dine personoplysninger. Det gør vi for at gøre det muligt for dig at være indskrevet som studerende og fx kunne modtage undervisning, gå til eksamen og få SU. Vi behandler også persondata for at kunne samarbejde med øvrige samarbejdspartnere. 
Det betyder, at du ikke behøver at give tilladelse (= samtykke) til, at Erhvervsakademi Aarhus behandler sådanne oplysninger.

Erhvervsakademi Aarhus har som uddannelsesinstitution lov til (= hjemmel til) at behandle oplysninger om dig som studerende, når behandlingen sker for at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler Erhvervsakademi Aarhus, samt når behandlingen henhører under offentlig myndighedsudøvelse, der er pålagt Erhvervsakademi Aarhus. 
For potentielle studerende og studerende gælder det fx, når vi behandler din ansøgning om optagelse, dine indskrivningsoplysninger, din ansøgning om SU og dine eventuelle ansøgninger om dispensation og eventuelle klager.

Behandling af personoplysning, hvor der skal gives samtykke

I visse situationer har Erhvervsakademi Aarhus ikke hjemmel til behandling af dine personoplysninger. I sådanne situationer vil vi altid bede dig om tilladelse til at behandle dine oplysninger. Det kan fx være, hvis vi tager portrætfotos af dig, som vi gerne vil offentliggøre, eller hvis du udtaler dig i portrætter af uddannelser på hjemmesiden. 
Hvis vi beder dig om samtykke til behandling af dine personoplysninger, har du mulighed for at sige nej. Hvis du giver dit samtykke, har du også mulighed for efterfølgende at trække det tilbage. Læs mere om samtykke andetsteds her.

Til tidligere medarbejdere

Når du stopper med at være ansat på Erhvervsakademi Aarhus, så kan der være situationer, hvor Erhvervsakademi Aarhus i en periode fortsat behandler dine personoplysninger.

Det kan fx være informationer, der skal videregives til SKAT og Feriekonto, HR-relevante informationer (fx om evt. lektorkvalificering), personoplysninger i andre systemer og dokumenter, der har været gældende i forbindelse med din ansættelse (fx referater mv.) - samt historier og nyheder på intranettet og hjemmesiden, som du optræder i.

Din medarbejderprofil (på intranettet og hjemmesiden) slettes.

Hvor kommer reglerne fra?

Databeskyttelsesforordningens artikel 6 beskriver kriterierne for lovlig behandling af almindelige personoplysninger, og Erhvervsakademi Aarhus’ behandling falder typisk inden for artikel 6. stk. 1, c og e (hjemmel) og a (samtykke).
Behandling af følsomme personoplysninger sker med hjemme i forordningens artikel 9, stk. 2 a (samtykke) og b (sikring af rettigheder i fx overenskomst).

Om samtykke

Der er databehandling, Erhvervsakademi Aarhus må udføre, fordi der er hjemmel dertil, og så er der databehandling, der kræver samtykke.

I disse tilfælde kan vi kun anvende personoplysninger med dit samtykke:

  • Portrætfotos (herunder også modelfotos)
  • Tilføjelse af dine kontaktinformationer til medlemslister
  • Udlån af eksamensopgaver

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Til markedsføringsmæssige formål, fx i brochurer eller på hjemmesiden m.v., kan der blive anvendt situationsfotos fra undervisningen og studiemiljøet.

Sådan giver du samtykke

Dit samtykke skal være en klar bekræftelse, der indebærer en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra dig, hvor du accepterer, at Erhvervsakademi Aarhus må behandle disse personoplysninger.

Du skal foreløbigt afgive separat samtykke til hvert enkelt formål, vi ønsker at behandle dine personoplysninger efter. 

Det er Erhvervsakademi Aarhus’ politik, at alle samtykker skal være skriftlige; som udgangspunkt elektroniske. Det giver dig den største grad af sikkerhed, og det gør det lettere at administrere for os.

Sådan trækker du dit samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Vær opmærksom på, at du ikke kan trække samtykket tilbage med tilbagevirkende kraft. Den databehandling, vi har foretaget med dit samtykke, kan ikke annulleres.

Du kan trække dit samtykke tilbage her (link følger snarest).

Hvor kommer reglerne fra?

Databeskyttelsesforordningens artikel 7 beskriver betingelserne for samtykke, den registreres rettigheder og den dataansvarliges forpligtelser i forbindelse hermed. I forordningens artikel 6 beskrives lovlig behandling af personoplysninger, og heraf fremgår det, at databehandlingen er lovlig, hvis den registrerede har afgivet et samtykke til et eller flere specifikke formål.

Retten til indsigt

Du har ret til, med ”rimelige mellemrum”, at få indsigt i, hvilke personoplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler dem.

Hvis du beder om indsigt, har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har registreret om dig, og du har ret til at få følgende information:

  • Hvordan vi behandler dem.
  • Formålene med databehandlingen.
  • Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om.
  • Hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til.
  • Hvor vi har personoplysningerne fra, hvis vi ikke har fået dem af dig.
  • Hvor længe, vi vil opbevare dem – eller hvis det ikke er muligt at sige præcist, så information om de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.
  • Information om retten til berigtigelse.
  • Information om retten til sletning.
  • Retten til at klage til Datatilsynet (se nedenfor).

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at imødekomme din anmodning om indsigt ”uden unødig forsinkelse”. Det er Erhvervsakademi Aarhus’ politik, at behandlingen af din anmodning skal ske inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning.

Erhvervsakademi Aarhus vil arbejde for, at din adgang til indsigt bliver så nem som muligt. 

Sådan får du indsigt

Pt. skal du sende en mail til persondata@eaaa.dk. Hvis du kan præcisere, hvad du ønsker indsigt i, kan det fremme behandlingstiden. Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne finde de korrekte personoplysninger frem.

Vi arbejder på, at du skal kunne anmode om indsigt ved at sende anmodningen fra et sikkert site, hvor du beder om at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har om dig. 

Hvor kommer reglerne fra?

Databeskyttelsesforordningens artikel 15 beskriver en registrerets ret til indsigt i oplysninger, som en dataansvarlig behandler om den registrerede. I forordningens artikel 12 beskrives den dataansvarliges forpligtelser til bl.a. at efterkomme anmodninger om indsigt.

Retten til at blive glemt (få slettet data)

Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde formålet med at opbevare dem, hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis de ikke behandles i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning.

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at slette disse personoplysninger ”uden unødig forsinkelse”.
Det er Erhvervsakademi Aarhus’ politik, at behandlingen af din anmodning og sletning af oplysninger skal ske inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning.

Vær opmærksom på, at en lang række oplysninger ikke kan slettes, da Erhvervsakademi Aarhus via andre love og bekendtgørelser er forpligtet til at gemme data om studerende og medarbejdere.

Sådan gør du

Du anmoder om at få slettet personoplysninger ved at sende en mail til persondata@eaaa.dk og angive de personoplysninger, du ønsker slettet.

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne foretage en behandling af din indsigelse.

Vi arbejder på, at du skal kunne sende anmodningen fra et sikkert site.

Hvor kommer reglerne fra?

Databeskyttelsesforordningens artikel 17 beskriver den registreredes ret til sletning (”retten til at blive glemt”).

Retten til berigtigelse

Personoplysninger skal være korrekte, og Erhvervsakademi Aarhus skal tage ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der ikke er korrekte i forhold til de formål, hvortil de behandles, berigtiges.

Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i personoplysninger, som Erhvervsakademi Aarhus har registreret om dig, har du ret til at få fejlen rettet så hurtigt som muligt. Du har også ret til at få fuldstændiggjort oplysninger, hvis du bliver opmærksom på, at Erhvervsakademi Aarhus har registreret ufuldstændige oplysninger om dig. Kontakt Erhvervsakademi Aarhus og gør opmærksom på fejl eller på hvad, der er ufuldstændigt.

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at besvare din anmodning om indsigt senest en måned efter, din anmodning er modtaget.

Hvis dine oplysninger er videregivet til andre instanser, orienterer Erhvervsakademi Aarhus disse instanser om ændringerne i dine oplysninger, sådan at dine oplysninger også kan blive rettet der. Du har ret til at få oplyst hvilke andre instanser, der måtte have modtaget dine oplysninger. Kontakt Erhvervsakademi Aarhus herom.

Vær opmærksom på, at du har ret til at få rettet deciderede fejl eller supplere oplysninger, der er mangelfulde. Du kan ikke få ændret på faktuelle forhold eller tilføje informationer, der er indtruffet efter, du fx dimitterede fra Erhvervsakademi Aarhus eller lignende.

Sådan gør du

Du anmoder om at få berigtiget dine personoplysninger ved at sende en mail til persondata@eaaa.dk og præcisere, hvad der skal berigtiges hvor.

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne foretage en behandling af din henvendelse.

Vi arbejder på, at du skal kunne sende anmodningen fra et sikkert site.

Hvor kommer reglerne fra?

Retten til berigtigelse er fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 16, og i artikel 19 er Erhvervsakademi Aarhus’ pligt til at orientere andre instanser, der måtte have dine personoplysninger, om berigtigelse eller fuldstændiggørelse, samt din ret til at få oplyst hvilke instanser, der har modtaget dine oplysninger, fastlagt.

Retten til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger på baggrund af din særlige situation, når behandlingen af oplysningerne sker med hjemmel i ganske særlige situationer. Der er tale om situationer, hvor behandlingen sker som led i offentlig myndighedsudøvelse, som Erhvervsakademi Aarhus er blevet pålagt.

Vær opmærksom på, at det betyder, at du ikke kan gøre indsigelse mod al behandling af dine personoplysninger, men mod bestemte typer af behandling. Du kan eksempelvis ikke gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om din indskrivning, når du er studerende på Erhvervsakademi Aarhus.

Når du har gjort indsigelse mod behandlingen, og hvis Erhvervsakademi Aarhus konstaterer, at den pågældende behandling er omfattet af din ret til indsigelse, må Erhvervsakademi Aarhus som udgangspunkt ikke længere behandle personoplysningerne, med mindre der er ganske særlige og tungtvejende grunde hertil, herunder hensynet til eventuelle retskrav. Hvis Erhvervsakademi Aarhus finder, at der er ganske særlige og tungtvejende grunde, der taler for, at behandlingen af dine personoplysninger fortsætter på trods af din indsigelse, skal Erhvervsakademi Aarhus påvise dette.

Hvis der er tale om direkte markedsføring fra Erhvervsakademi Aarhus, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette formål. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi derfor straks ophøre med behandle dine personoplysninger til dette formål.

Hvis du mener, at Erhvervsakademi Aarhus behandler personoplysninger om dig på en måde, der er i strid med gældende lovgivning, kan du naturligvis altid kræve, at denne behandling ophører. Kontakt Erhvervsakademi Aarhus herom på persondata@eaaa.dk

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Du vil modtage en afgørelse i sagen, og hvis du ikke får efterkommet dit ønske, vil du modtage en vejledning om, hvordan du kan klage over afgørelsen.

Sådan gør du

Du gør indsigelse mod behandling af dine personoplysninger ved at sende en mail til persondata@eaaa.dk og præcisere, hvad du gør indsigelse imod.

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne foretage en behandling af din indsigelse.

Vi arbejder på, at du skal kunne sende anmodningen fra et sikkert site.

Hvor kommer reglerne fra?

Retten til indsigelse er fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 21.

Retten til begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om begrænsning af behandling i følgende tilfælde:

  • Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, så skal behandlingen begrænses, indtil den dataansvarlige har haft mulighed for at fastslå, om de er korrekte eller ej.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig, kan du anmode om, at dine personoplysninger anvendes i begrænset omfang i stedet for at de slettes.
  • Hvis den dataansvarlige ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, så kan du bede om begrænset behandling.
  • Hvis du har gjort indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, så kan du anmode om begrænset behandling i den periode, hvor det undersøges, om dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges.

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Hvis din anmodning imødekommes, vil du blive underrettet, inden begrænsningen evt. ophæves igen.

Sådan gør du

Du anmoder om begrænsning af behandling af dine personoplysninger ved at sende anmodningen til persondata@eaaa.dk, hvor du præciserer, hvad du gør indsigelse imod. 

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne foretage en behandling af din indsigelse.

Vi arbejder på, at du skal kunne sende anmodningen fra et sikkert site. 

Hvor kommer reglerne fra?

Retten til indsigelse er fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 18.

Retten til ikke at blive genstand for profilering

Ved profilering forstås fuldt ud automatisk behandling af dine personoplysninger med henblik på at vurdere bestemte forhold om dig og eksempelvis træffe en automatisk afgørelse, der har retsvirkning for dig eller på anden måde påvirker din situation betydeligt.

Typiske eksempler på profilering er fx automatiske profiler, der kan anvendes til kreditvurdering hos bank eller realkreditinstitut. Du har ret til indsigt i oplysninger indsamlet om dig, herunder også oplysninger der er anvendt i profileringsøjemed. Du har samtidig ret til ikke at blive gjort til genstand for en afgørelse, der omfatter profilering.

Erhversakademi Aarhus anvender ikke sådanne typer af automatiske afgørelser.

Hvor kommer reglerne fra?

Retten til ikke at blive genstand for profilering er fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 22.

Retningslinjer for oplysninger om databehandling

Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at informere registrerede (studerende, medarbejdere, censorer, borgere) om vores behandling af data om dem.

Når vi indsamler oplysningerne direkte hos den registrerede

Situation: Når vi indsamler oplysninger om personer direkte hos personen selv (fx ved tilmelding til nyhedsbrev eller ansøgning), skal vi informere dem om, at vi gør dette.

Hvordan: Erhvervsakademi Aarhus har pligt til at informere personerne af egen drift. Der er ikke krav om at gøre dette skriftligt, men da vi skal kunne dokumentere, at vi har afgivet oplysningerne, vil det være en fordel.

Undtagelse: Dog gælder, at hvis de registrerede allerede er bekendt med oplysningerne, er det ikke et krav, at vi informerer.

Hvornår: Vi informerer personerne senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne indsamles.

Hvad informerer vi om?

  • Dataansvarlig og dennes kontaktinformationer (evt. til repræsentant).
  • DPO’s kontaktinformationer. (DPO = Data Protection Officer).
  • Formålet med behandlingen af de indsamlede oplysninger og retsgrundlaget for behandlingen.
  • Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af oplysningerne.
  • Hvis Erhvervsakademi Aarhus har tænkt sig at overføre oplysningerne til tredjeland, og angivelse af disses sikkerhedsniveau.
  • Tidsrummet oplysningerne vil blive opbevaret.
  • Retten til indsigt, berigtigelse og sletning, samt begrænsning af behandling og indsigelse.
  • Retten til at trække samtykke tilbage, hvis der er tale om behandling på baggrund af afgivet samtykke.
  • Retten til at klage til tilsynsmyndighed.
  • Om det er lovpligtigt eller hjemlet i kontrakt for den registrerede at afgive oplysningerne, og konsekvenser for den registrerede af ikke at afgive oplysningerne.
  • Forekomst af evt. automatiske afgørelser, herunder profilering, og logikkerne i de automatiske afgørelser.
  • Hvis Erhvervsakademi Aarhus vil viderebehandle personoplysningerne til et andet formål end det, de er indsamlet til, skal der informeres om det.

Når vi ikke indsamler personoplysningerne direkte hos den registrerede

Situation: Når vi modtager oplysninger om en person, som ikke selv har afgivet dem til os, har vi pligt til at informere vedkommende om det.

Undtagelser: Hvis de registrerede allerede er bekendt med oplysningerne, eller det er umuligt eller vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats at informere (særligt i forbindelse med arkivformål eller forskning), så er det ikke et krav, at vi informerer.
Desuden gælder, at hvis der er tale om indsamling eller videregivelse, som udtrykkeligt er fastsat i EU-ret eller national ret, skal der ikke informeres.

Hvornår:

Informationerne herunder skal gives inden for en rimelig frist efter indsamlingen, men senest inden for en måned (hensyn til de specifikke forhold, som oplysningerne behandles under).

Hvis personoplysningerne skal bruges til at kommunikere med den registrerede, skal der informeres senest på tidspunktet for den første kommunikation med den registrerede.

Hvis oplysningerne er bestemt til videregivelse til en anden modtager, skal der informeres senest, når personoplysningerne videregives første gang.

Hvad informerer vi om?

Der informeres om stort set samme forhold, som når oplysningerne er indsamlet hos den registrerede.

Dataansvarlig og dennes kontaktinformationer (evt. til repræsentant).

DPO’s kontaktinformationer. (DPO = Data Protection Officer).

Formålet med behandlingen af de indsamlede oplysninger og retsgrundlaget for behandlingen.

De berørte kategorier af personoplysninger (adskiller sig fra de kategorier, vi har indsamlet fra den registrerede).

Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af oplysningerne.

Hvis Erhvervsakademi Aarhus har tænkt sig at overføre oplysningerne til tredjeland og angivelse af disses sikkerhedsniveau

Tidsrummet, oplysningerne vil blive opbevaret.

Retten til indsigt, berigtigelse og sletning, samt begrænsning af behandling og indsigelse.

Retten til at trække samtykke tilbage, hvis der er tale om behandling på baggrund af afgivet samtykke.

Retten til at klage til tilsynsmyndighed.

Kilden til personoplysningerne,og angivelse af, om der er tale om offentlige kilder.

Forekomst af automatiske afgørelser, herunder profilering, og logikkerne i de automatiske afgørelser

Hvis Erhvervsakademi Aarhus vil viderebehandle personoplysningerne til et andet formål end det, de er indsamlet til, skal der informeres om det.

Hvor kommer reglerne fra?

Erhvervsakademi Aarhus’ oplysningspligt er fastlagt i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.

Databeskyttelse

For henvendelser om persondata på Erhvervsakademi Aarhus skal du i de allerfleste tilfælde sende en mail til persondata@eaaa.dk

Har du brug for at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, er Erhvervsakademi Aarhus' DPO (Data Protection Officer):

Flemming Rasmussen
Databeskyttelsesrådgiver, EFIF
Mobil: 20 60 19 42
E-mail: fr@efif.dk

Klage til datatilsynet

Du kan læse mere om dine rettigheder og klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk eller indgive en klage til:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K
Tlf.: 3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk