Sådan behandler vi dine oplysninger i vores spørgeskemaundersøgelser

Erhvervsakademi Aarhus er dataansvarlig for undersøgelserne og for den efterfølgende behandling af oplysningerne.

Har du spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger, kan du skrive til persondata@eaaa.dk.

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver i Den fælles DPO-funktion:

Mail: gdpr@efif.dk
Telefon: 8936 3280
Adresse: Sønderhøj 28, 8260 Viby J

Vi bruger resultaterne til at kvalitetssikre uddannelserne og forbedre tilbuddene til de studerende på gruppe-, uddannelses- og institutionsniveau. Vi kan sammenholde svar fra studiestarts- og praktikundersøgelsen med relevante studieoplysninger, fx frafald, eksamensforsøg og karakterer, for at følge studerendes udvikling og uddannelsernes kvalitet over tid.

I studiestartsundersøgelsen spørger vi ind til din første tid på uddannelsen. Dine svar hjælper os med at vurdere og forbedre aktiviteterne, støtten og de faglige og sociale rammer omkring studiestarten.

I praktikundersøgelsen for studerende spørger vi til din forberedelse, dine opgaver og oplevelser under praktikken, vejledningen og dine fremtidsplaner. Vi bruger svarene til at forbedre praktikforløb og samarbejdet med praktikvirksomheder. Vi kan sammenholde din besvarelse med praktikvirksomhedens besvarelse, hvis det er nødvendigt for at undersøge et konkret forløb. Erfaringerne kan indgå i vurderingen af det fremtidige samarbejde med virksomheden.

Vi behandler dine svar og nødvendige oplysninger fra vores studieadministrative systemer, fx navn, studiemail og uddannelse, så vi kan invitere de rette studerende og analysere svarene.

Det er frivilligt at deltage. Du kan altid springe spørgsmål om følsomme forhold over. Åbne svarfelter er også frivillige. Undlad så vidt muligt at skrive navne eller andre oplysninger, der kan identificere dig selv eller andre, i åbne svarfelter.

Hvis det er nødvendigt at koble oplysninger fra systemer, som ikke har en mindre indgribende fælles identifikator, kan vi bruge CPR-nummer midlertidigt i den tekniske overførsel. CPR-nummer overføres ikke til vores analysedatabaser eller rapporter.

Erhvervsakademi Aarhus behandler almindelige personoplysninger som led i vores offentlige opgave med at kvalitetssikre og udvikle uddannelserne. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Opgaven er blandt andet beskrevet i akkrediteringsbekendtgørelsens bilag 1, kriterium I, som stiller krav om, at uddannelsesinstitutioner løbende følger og vurderer uddannelsernes kvalitet, herunder på baggrund af de studerendes evalueringer.

Nogle undersøgelser indeholder spørgsmål om følsomme personoplysninger. Studiestarts- og praktikundersøgelsen indeholder ikke sådanne spørgsmål, men følsomme oplysninger kan forekomme i åbne svar. I andre undersøgelser kan vi fx spørge om funktionsnedsættelser for at undersøge, om bestemte grupper oplever barrierer i studiemiljøet. Vi kan også spørge om krænkende adfærd for at afdække behov for forbedringer. Følsomme oplysninger behandler vi kun, når de er nødvendige for et konkret kvalitetssikringsformål, og samtidig ønsker vi at sikre overholdelse af dataminimerings princippet jf. GDPR-artikel 5 stk. 1.

Grundlaget er da også databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, sammenholdt med databeskyttelseslovens § 7, stk. 4. Nødvendig behandling af CPR-nummer sker efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Vi indsamler svarene i SurveyXact. Når de overføres til vores databaser, medtager vi kun nødvendige oplysninger og beskytter de oplysninger, der bruges til at koble svar. Kun medarbejdere med et arbejdsbetinget behov i analysegruppen, højst tre personer, har adgang til de relevante oplysninger.

Vi kan i en afgrænset periode opbevare svar med en beskyttet koblingsnøgle, så relevante undersøgelser kan sammenholdes. Adgangen er stærkt begrænset. Data til almindelige rapporter og dashboards indeholder ikke CPR-nummer, e-mailadresse eller andre direkte identifikatorer.

Vi begrænser adgangen til åbne besvarelser og gennemgår dem for at anonymisere oplysninger, der kan identificere personer. For at beskytte dine oplysninger bruger vi ikke SurveyXacts AI-funktion til opsummering af åbne svar. Alle AI-plugins er deaktiveret i SurveyXact.

Når en tidsafgrænset undersøgelse er afsluttet, overføres de nødvendige oplysninger til vores databaser og slettes fra SurveyXact senest en måned efter, at undersøgelsen er lukket. For praktikundersøgelsen slettes oplysningerne fra SurveyXact senest en måned efter praktiksemesterets afslutning.

Mens du er studerende, kan vi opbevare dine svar med en beskyttet koblingsnøgle (pseudonymiseret), så relevante oplysninger kan sammenholdes. Alle oplysninger (også fritekst og koblingsmuligheder) anonymiseres senest tre måneder efter din dimission. Anonymiserede analysedata bruges til at følge udviklingen på uddannelsesniveau og slettes senest efter følgende frister, regnet fra dimission:

• 12 år: Studiemiljøundersøgelsen, som gennemføres hvert tredje år.

• 5 år: Praktikundersøgelsen og underviserevalueringer.

• 8 år: Studiestartsundersøgelsen og Danmarks Studieundersøgelse, som gennemføres hvert andet år.

Når oplysningerne er fuldt anonymiserede, kan de ikke længere knyttes til dig. Dine rettigheder gælder fortsat for eventuelle andre personoplysninger, vi opbevarer om dig.

SurveyXact og eventuelle andre leverandører behandler oplysninger i henhold til databehandleraftale mellem SurveyXact og Erhvervsakademi Aarhus.

Vi deler analyseresultater med de medarbejdere og ledere, der bruger dem i kvalitetsarbejdet. Resultaterne vises på gruppeniveau. Grupper med færre end fem besvarelser vises ikke. Vi begrænser også andre visninger, hvor personer kan blive genkendelige, og kontrollerer filtreringsmulighederne manuelt, inden resultaterne offentliggøres.

Så længe vi behandler oplysninger, der kan knyttes til dig, har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt - Du kan bede om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig.

• Ret til berigtigelse - Du kan få rettet urigtige eller ukorrekte oplysninger.

• Ret til sletning "retten til at blive glemt" - I visse tilfælde kan du bede om at få dine oplysninger slettet før vores normale slettefrist.

• Ret til begrænsning - I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger.

• Ret til indsigelse - Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod vores annullering eller behandling af dine oplysninger.

• Ret til dataportabilitet - I visse tilfælde kan du bede om at modtage dine oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format.

Rettighederne afhænger af de konkrete omstændigheder. Skriv til persondata@eaaa.dk, og beskriv, hvad din henvendelse drejer sig om. Vi kan bede om de oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet. Du får normalt svar inden for en måned. Når oplysningerne er fuldt anonymiserede, kan vi ikke længere finde dine oplysninger eller efterkomme en anmodning, der vedrører dem.

Du kan læse mere om dine rettigheder på datatilsynet.dk

Du kan også klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: 3319 3200
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby