Persondatapolitik

Erhvervsakademi Aarhus passer på dine personoplysninger.

Erhvervsakademi Aarhus er et af landets største erhvervsakademier med mere end 50 uddannelser, 11.000 studerende årligt og ca. 400 ansatte.

Det giver næsten sig selv at for at få denne store uddannelsesinstitution til at fungere optimalt, er det nødvendigt at behandle store mængder af personoplysninger sikkert og fortroligt, så oplysninger ikke bliver tilintetgjort, går tabt, bliver udsat for uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang.

På den baggrund har akademiet som dataansvarlig et skærpet fokus på behandlingen af personoplysninger og at denne behandling konstant lever op til eksisterende lovgrundlag. Længere nede kan du læse mere om lovgrundlaget som ansvarlig for behandling af personoplysninger.

På Erhvervsakademi Aarhus behandler vi personoplysninger for studerende, ansatte, ansøgere, interessenter og partnere, hvor der er et veldefineret legitimt formål i forbindelse med vores virke som dataansvarlig uddannelsesinstitution. Vi behandler desuden kun personoplysningerne så længe dette legitime formål er gældende. Du kan længere nede på denne side læse mere om de personoplysninger, vi behandler.

Uanset om du er studerende, ansat, ansøger, interessent eller partner som akademiet behandler personoplysninger om, er du sikret en række rettigheder til at få indsigt i behandlingen eller eventuelt få korrigeret eller helt stoppet en behandling. Du kan længere nede læse mere om hvilke rettigheder, du har i forbindelse med behandlingen af dine oplysninger.

Bemærk at denne politik beskriver de overordnede formål og omstændigheder for behandling af persondata. Der gives eksempler for at fremme forståelsen, men det er ikke politikkens hensigt at beskrive alle scenarier, kilder eller forbehold. Du er dog altid velkommen til at kontakte os for at få besvaret spørgsmål om specifikke forhold. Information om direkte kontakt gives løbende gennem politikken.

Hvorfra kommer formålet med indsamling af personoplysninger

Hovedparten af den behandling af personoplysninger, som finder sted på Erhvervsakademi Aarhus, har et veldefineret formål som udspringer af, at akademiet som dataansvarlig uddannelsesinstitution har hjemmel til (lov til) at overholde en retlig forpligtigelse i behandlingen eller at behandlingen kan henhøre under offentlig myndighedsudøvelse. For at leve op til de forskellige krav til uddannelsesinstitutionen er det nødvendigt at indsamle og behandle personoplysninger, og derfor kan der være tilfælde, hvor behandling af oplysninger om dig er obligatorisk, f.eks. ved tildeling af plads på en uddannelse eller kursus.

I visse tilfælde videregiver Erhvervsakademi Aarhus personoplysninger til behandling hos tredjepart, men ansvaret for behandlingen påhviler stadig akademiet som dataansvarlig.

Det kan forekomme, at akademiet har brug for at indsamle personoplysninger, som ikke er omfattet af lovgrundlaget. I disse tilfælde er det nødvendigt for os at anmode om dit samtykke inden for at indsamle og behandle personoplysningerne. Dit samtykke skal være frivilligt, specifikt og informeret så du kan give samtykket på et oplyst grundlag, og du kan altid trække dit samtykke tilbage igen.

Hvis du har spørgsmål til et samtykke, kan du henvende dig til persondata@eaaa.dk.

Vi behandler kun dine personoplysninger så længe der er et legitimt formål med det. Når dette formål ikke længere er gældende, vil behandlingen af dine personoplysninger blive stoppet og oplysningerne slettet.

Der er dog visse situationer, hvor formålet fortsat er gældende selv om du stopper som studerende eller ansat. Fx kan det være nødvendigt at opbevare økonomiske oplysninger i en længere periode, og for studerende er det nødvendigt at gemme personoplysninger så eksamensbeviser kan genskabes i mindst 30 år.

Afhængigt af hvad din henvendelser drejer sig om, kan du kontakte følgende tre modtagere:

Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger er du velkommen til at kontakte akademiets GDPR-gruppe:

GDPR-gruppen
persondata@eaaa.dk

Har du spørgsmål til lovligheden i behandlingen af dine data er du velkommen til at kontakte akademiets DPO-Team (Data Protection Officer):

Den fælles DPO-funktion
gdpr@efif.dk
tlf. 8936 3280
Sønderhøj 28, 8260 Viby J

Hvis du ønsker at klage over akademiets behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte:

Datatilsynet
dt@datatilsynet.dk
Tlf. 3319 3200
Borgergade 28, 5.sal, 1300 København K

Hvor har vi dine oplysninger fra

Når Erhvervsakademi Aarhus indsamler personoplysninger fra studerende, ansatte, ansøgere, interessenter eller partnere kan det foregå direkte fra den pågældende person eller ved en overførsel af personoplysninger fra tredjepart fx via optag.dk eller ansøgning til ledig stilling. Der vil i alle tilfælde blive informeret om formålet med indsamlingen.

Hvilke rettigheder har du

Når dine personoplysninger bliver behandlet af Erhvervsakademi Aarhus, har du ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Hvis du ønsker indsigt, skal du henvende dig til persondata@eaaa.dk og her præcisere, hvad du ønsker indsigt i, og identificere dig ved navn og cpr-nummer. Din henvendelse om indsigt vil normalt blive besvaret indenfor en måned.

Som dataansvarlig er det akademiets ansvar, at de behandlede personoplysninger er korrekte. Hvis du bliver opmærksom på fejl i personoplysninger, som akademiet behandler om dig, har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger. Kontakt persondata@eaaa.dk hvis du ønsker at få berigtiget dine personoplysninger.

Du har ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis de ikke længere har et legitimt formål til behandlingen, hvis du har trukket et samtykke tilbage eller hvis de ikke behandles i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning. Kontakt persondata@eaaa.dk hvis du ønsker personoplysninger slettet. Din henvendelse om sletning vil normalt blive besvaret indenfor en måned.

Dine rettigheder er beskrevet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679, kapitel 3. Hvis du har spørgsmål til lovligheden i behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte:

Den fælles DPO-funktion
gdpr@efif.dk
Tlf. 8936 3280
Sønderhøj 28, 8260 Viby J

Hvilke personoplysninger behandles

Personoplysninger kan kategoriseres i tre forskellige typer:

Almindelige personoplysninger, fx navn, adresse, kontaktinformation osv.
Særlige oplysninger, fx CPR, karakterer, strafbare forhold, væsentlige sociale forhold
Følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger

På akademiet kan der være behandling af personoplysninger indenfor alle tre kategorier, men langt hovedparten er af kategorien almindelige personoplysninger. Der vil altid foreligge et legitimt formål med at behandle personoplysninger uanset hvilken kategori, de tilhører.

Du kan kontakte persondata@eaaa.dk, hvis du ønsker indsigt i hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles om dig.

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

For henvendelser om persondata på Erhvervsakademi Aarhus skal du i de allerfleste tilfælde sende en mail til persondata@eaaa.dk

Har du brug for at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, har Erhvervsakademi Aarhus' DPO-team (Data Protection Officer) disse kontaktdata:

Den fælles DPO-funktion
Mail: gdpr@efif.dk
Telefon: 8936 3280
Adresse: Sønderhøj 28, 8260 Viby J

Klage til datatilsynet

Kontakt

For henvendelser om persondata kan du kontakte os på persondata@eaaa.dk