Ledelsesakademiet hjælper 3F med at planlægge bedre

For at stoppe medlemsfald og frigive tid, har 16 ansatte fra 3F i Aarhus været på kursus i personlig planlægning. Kurset har gjort en forskel, fortæller 3F.

Opkald, mails, spørgsmål fra kolleger og medlemmer, der møder uanmeldt op. Det kan være noget af en udfordring for de faglige sekretærer i 3F at passe deres arbejde. Dog er det ikke så grelt, som det har været. Siden januar 2013 har 3F nemlig arbejdet bevidst med at planlægge sig til en mindre forstyrrende og mere effektiv arbejdsdag. 

Færre hængepartier og mere arbejdsro

Formålet med projekt ’3F Aarhus organiserer’ er at stoppe medlemsfald og frigive tid, så de faglige sekretærer kan komme mere ud af huset for at besøge medlemmer og servicere tillidsfolk. Målet er allerede nået, fortæller faglig sekretær Poul Larsen fra 3F Aarhus Rymarken. 

”Projektet har været en øjenåbner, fordi vi ved at bruge nogle enkle redskaber har fået styr og struktur på hverdagen. Vi har næsten fået frigivet de 20 procent i tid, som var målet med projektet, og medlemsfaldet er stoppet,” siger Poul. Han fortæller, at han og kollegaerne ofte må tilsidesætte planlagte opgaver pga. ad hoc-sager som fx fyring, sexchikane eller sygdom hos medlemmerne. 

”Netop fordi vores dagligdag er så uforudsigelig, er det vigtigt, at vi formår at planlægge den tid, der er tilbage.” 

På kurset har de ansatte lært at bruge Outlook til at få mere arbejdsro, rydde op i indbakken og slå lyd og andre forstyrrende elementer fra. De har også lært at sætte telefoner på lydløs og sige ’lige et øjeblik’ til kollegaer eller medlemmer, der tropper uanmeldt op. 

”Det har givet os mærkbar mere arbejdsro, at vi fx har slået lyden fra vores mailprogram og fået fokus på at gøre opgaver og processer færdige. Når dagen er omme, har jeg ikke længere så mange hængepartier,” siger gruppeformand Thomas Møller fra 3F. 

Udfordring at ændre arbejdsvaner

Poul modtager ca. 30 mails om dagen. 

”For at få mere arbejdsro og koncentration arbejder jeg hen imod ikke at kigge på mailen i tidsrummet mellem kl. 9 og kl. 14, men det er lidt af en udfordring,” siger Poul, der har ryddet så meget op i sin indbakke, at kun 11 af hans i alt 1.894 mails er synlige på skærmen. Resten er sorteret i 74 undermapper. 

”Før i tiden havde jeg opgaverne oppe i mit hoved, og når så det blev fyraften, kunne jeg ikke helt huske, hvad jeg havde lavet. Nu føler jeg, at jeg når meget mere, og hvis jeg er i tvivl, kigger jeg bare på min liste,” siger faglig sekretær Poul Larsen. 

 

Seks værktøjer til bedre planlægning

  • Skriv dine arbejdsopgaver ind i Outlook-kalenderen, så kollegaer kan se, om du er optaget
  • Lav undermapper i din Outlook, så indbakken kortes ned og er overskuelig
  • Væn dig til lige at tjekke din kollegas kalender, inden du forstyrrer vedkommende
  • Slå lyd og ikonvisning fra i mailprogrammet, så du ikke forstyrres af indkommende mails
  • Lav en to-do-liste med maks. fem opgaver i prioriteret rækkefølge
  • Prioriter i kan-/skal-opgaverne. Der er ingen grund til at gå i gang med kan-opgaverne, hvis du har skal-opgaver

Poulsliste